Se lancer en freelance en Allemagne

Mise à jour le 05/01/2024

Crédits : ce texte est la traduction en français d’un guide rédigé en anglais par Bastien, de Settle in Berlin. Bastien accompagne administrativement les personnes qui souhaitent s’installer en Allemagne depuis 2011. Son site compte jusqu’à 2 500 visiteurs par jour. Ses articles couvrent des thématiques comme l’Anmeldung, la déclaration d’impôts, le chômage, les assurances, les demandes de visa, etc. La qualité de son travail a été saluée par la presse, notamment le Berliner Zeitung et le Financial Times.

Traduction : Raphaëlle Dedourge

Crédit photo : Julie Meresse

Résumé :
Dans cet article, nous abordons les différences entre les statuts de Freiberuflerin (freelance/indépendante) et Gewerbetreibende (souvent abrégé Gewerbe, entrepreneure) et nous vous expliquons comment déterminer quel est votre statut . Vous trouverez la marche à suivre pour vous enregistrer comme freelance, des conseils pour bien choisir votre assurance maladie, des informations sur les impôts, la comptabilité et les factures, et enfin une définition du concept de Scheinselbständigkeit.

Bon à savoir : ce sujet est extrêmement vaste, ne vous y attaquez pas sans une tasse de thé ou de café.

Quelle est la différence entre les statuts de Freiberuflerin (freelance/indépendante) et de Gewerbetreibende (souvent abrégé Gewerbe, entrepreneure) et quel est votre statut ?

Avant de vous soucier des pièces à joindre, des formulaires, du montant des impôts, etc., il faut bien comprendre la différence entre les deux statuts. Ils ont beau se ressembler, il existe des différences majeures.

Le statut d’auto-entrepreneure en Allemagne (selbstständig) se divise en deux grandes catégories :

Indépendante ou freelance (freiberuflich) : il s’agit d’un statut spécifique limité à un certain nombre de professions, qui sont souvent en lien avec des métiers créatifs, ou pour lesquels il faut un diplôme universitaire, tels que définis dans la loi sur l’impôt sur le revenu (EStG § 18). Ça va des danseuses aux médecins, des architectes aux journalistes, des avocats aux programmatrices. Vous trouverez ici une liste complète des professions qui relèvent du statut de freelance. Si le doute persiste, n’hésitez pas à poser vos questions à l’administration fiscale (Finanzamt). En Allemagne, il n’est pas nécessaire d’enregistrer une entreprise à la chambre de commerce pour exercer en tant que freelance, d’où moins de formalités administratives.
Entrepreneure (gewerbetreibend) : cette catégorie regroupe toutes les professions qui ne correspondent pas à la définition officielle d’une activité indépendante, par exemple les commerces. L’activité relève en général de la construction, des échanges ou de la vente de produits. Si c’est votre cas, vous devrez enregistrer votre entreprise (Gewerbe) : c’est ce qui différencie ce statut de Gewerbetreibende de la catégorie précédente.

S’enregistrer

Dans cette partie, on va partir du principe que vous avez :

fait votre Anmeldung (enregistrement de votre résidence),
obtenu un permis de séjour (si vous n’êtes pas ressortissante de l’UE),
choisi une caisse d’assurance maladie.

Si ce n’est pas le cas, cliquez sur les liens, vous serez redirigées vers les articles correspondants (en anglais).

S’enregistrer comme freelance (Freiberuflerin)

S’inscrire en tant que freelance est une procédure relativement simple, car elle n’implique ni l’enregistrement d’une entreprise ni l’obtention d’un permis d’exploitation. N’oubliez pas cependant que, pour certaines professions, un diplôme spécifique est nécessaire pour pouvoir exercer dans le domaine en question.

Voici la marche à suivre pour vous mettre à votre compte :

Remplissez le formulaire Fragebogen zur steuerliche Erfassung. Il s’agit d’un questionnaire relativement court destiné à informer votre Finanzamt de votre intention de devenir indépendante. Depuis janvier 2021, ce formulaire doit être rempli en ligne et envoyé à votre Finanzamt. Si vous ne savez pas de quel Finanzamt vous dépendez, cliquez sur le lien et saisissez votre code postal.

Il existe plusieurs alternatives pour le remplir (via Sorted, par exemple), mais nous conseillons d’utiliser la plateforme officielle, ELSTER.

ELSTER est le logiciel géré par l’administration fiscale allemande. Il vous faudra tout d’abord demander un identifiant et un mot de passe, qui vous seront envoyés par voie postale, dans deux lettres séparées, pour un maximum de sécurité. Cela peut prendre plusieurs jours. ELSTER est un logiciel en allemand uniquement. La prise en main n’est pas immédiate, mais c’est tout à fait jouable. Si votre allemand n’est pas top, appuyez-vous sur ce tuto pour s’enregistrer comme freelance (en anglais).

S’inscrire comme entrepreneure (Gewerbetreibende)

Comme son nom l’indique, vous devrez enregistrer votre entreprise (Gewerbe) auprès de votre office du commerce (Gewerbeamt). Cette démarche doit être faite avant de vous adresser à votre Finanzamt. Elle est également relativement simple, surtout si vous avez le statut de solopreneuse (Einzelunternehmerin). Il vous faudra fournir au Gewerbeamt les documents suivants :

une pièce d’identité ou un passeport en cours de validité
la Meldebescheinigung (souvent appelée Anmeldung)
La Gewerbeanmeldung, formulaire d’enregistrement de votre entreprise rempli, pour Berlin
entre 10 et 40 euros pour les frais d’inscription

Des pièces supplémentaires peuvent être demandées pour la restauration (certificat d’hygiène alimentaire), si vous travaillez dans un secteur artisanal particulier ou si vous travaillez avec des enfants (extrait de casier judiciaire). Pour toute question, contactez la chambre de commerce et d’industrie de Berlin (Industrie- und Handelskammer, IHK), elle vous renseignera sur les permis nécessaires à votre activité.

Une fois que vous avez enregistré votre Gewerbe, la procédure auprès du Finanzamt est la même que celle pour les indépendantes. Elle est détaillée ci-dessus. Si vous souhaitez fonder une autre structure de type UG, GmbH ou GbR, consultez notre article dédié (en français).

Après l’enregistrement

Une fois votre enregistrement terminé, vous recevrez plusieurs courriers de la part du Finanzamt :

votre numéro d’identification fiscale (Steuernummer), qui devra figurer sur toutes vos factures
votre numéro de TVA, si vous en avez fait la demande
votre avis de paiement anticipé, qui vous indique quand (ou si) vous devez prépayer l’impôt sur le revenu, et si c’est sur une base trimestrielle ou mensuelle

Sur le site Settle in Berlin, il existe un article détaillé sur les lettres que l’on reçoit du Finanzamt quand on est indépendante. Il développe les trois points de la liste ci-dessus.

Choisir son assurance maladie quand on est freelance en Allemagne

Quand on devient indépendante, l’assurance maladie constitue une charge financière non négligeable, c’est pourquoi il est important de comprendre le système et de choisir la bonne assurance maladie. Vous savez sans doute qu’on peut opter pour le privé ou le public. Si vous avez besoin de détails, un article de Settle in Berlin explique comment l’assurance maladie fonctionne en Allemagne. En deux mots :

Le système public

Dans le système public (gesetzliche Krankenkasse), le coût de l’assurance maladie est fixé en fonction du revenu, à hauteur de 15-17 %. Si vous gagnez moins de 1 178,33 euros par mois (vérifier le montant, qui est revu chaque année), vous payez le minimum (Mindestbeitrag), qui est d’environ 233 euros par mois. Cotiser dans le public revient relativement cher, mais il est possible de couvrir également vos enfants et votre conjoint·e.

Le système privé

Dans le privé (private Krankenversicherung), le tarif est déterminé à partir de vos antécédents de santé et des risques que vous présentez. Si vous êtes jeune et en bonne santé, dans la vingtaine, il est possible de ne payer « que » 150 euros par mois. Mais au fil du temps, votre santé devenant plus fragile, ce montant peut rapidement grimper à 500 euros, voire plus, dès la cinquantaine. Vos enfants et votre conjoint·e ne peuvent pas être couverts.

Il existe un guide détaillé pour vous aider à choisir entre le privé et le public.

Le régime des artistes et des journalistes

Les artistes et journalistes ayant opté pour le public peuvent postuler à la KSK (Künstlersozialkasse), qui, tel un employeur traditionnel, prend en charge la moitié des cotisations à la retraite et à l’assurance maladie. Un guide complet sur les démarches pour entrer à la KSK est disponible en anglais.

Si vous êtes sans emploi et inscrite à l’Arbeitsagentur, vous pouvez demander un Gründerzuschuss, un coup de pouce financier pour vous aider à payer votre assurance maladie au tout début de votre activité indépendante.

Les impôts

La TVA (Umsatzsteuer ou Mehrwertsteuer)

Il s’agit de la taxe sur la valeur ajoutée payée par les entreprises au taux de 19 % ou 7 %. Quand on est assujettie à la TVA, on peut déduire la TVA des biens ou services achetés et on l’ajoute à nos propres factures. Si on paie plus qu’on ne touche, le Finanzamt nous rembourse la différence. La TVA est versée au Finanzamt mensuellement pendant les deux premières années ou trimestriellement, par la suite, si la TVA représente des petites sommes.

Il existe une règle qui permet d’éviter le système de TVA, qui s’appelle la Kleinunternehmerregelung (littéralement « règle applicable aux petites entreprises »). On ne facture pas la TVA, mais on ne peut pas non plus la déduire des biens et services achetés.

Pour bénéficier de ce statut, il faut gagner moins de 22 000 € dans l’année en cours ou précédente, et pas plus de 50 000 € dans l’année à venir. Au-delà de cette limite, il est obligatoire de facturer la TVA.

Si vous prévoyez d’avoir des client·es hors Allemagne, demandez à votre Finanzamt un numéro de TVA intracommunautaire. Vous pouvez le faire dès l’enregistrement ou dans un second temps, si votre activité se développe à l’international. Pour faire cette demande après l’enregistrement, choisissez ici le formulaire « Vergabe einer Ust-ID » dans le menu de droite. Le formulaire s’ouvre. Choisissez le Bundesland de Berlin et votre Finanzamt, indiquez votre numéro fiscal (Steuernummer) et votre statut (Einzelunternehmerin ou Freiberuflerin). Le formulaire sera traité et vous recevrez votre numéro de TVA par courrier quelques jours plus tard.

Il existe différents taux de TVA à appliquer sur votre facture.

L’impôt sur le revenu (Einkommensteuer)

L’impôt sur le revenu s’applique à tout ce que vous gagnez avec votre activité professionnelle. En Allemagne, il existe un seuil en dessous duquel les revenus sont exonérés d’impôt. En 2024, ce montant était de 11 604 euros par an. Au-delà de ce seuil, tous vos revenus sont imposés. La déclaration d’impôts sur le revenu est annuelle. Elle doit être remplie avant le 31 mai de l’année suivante. Elle fait partie de la déclaration d’impôts générale, la Steuererklärung. À partir de la deuxième ou troisième année d’activité, le Finanzamt décide en général de prélever cet impôt chaque trimestre en s’appuyant sur les déclarations précédentes. Cela signifie qu’au lieu de payer l’impôt en une fois, on en paie une partie chaque trimestre, ce qui présente l’avantage d’être plus souple.

La taxe professionnelle due par les Gewerbetreibende (Gewerbesteuer)

Cette taxe ne s’applique qu’aux Gewerbetreibende. Il s’agit d’un impôt supplémentaire qui s’applique à votre chiffre d’affaires de l’année. Vous n’êtes pas tenue de la payer si votre chiffre d’affaires est inférieur à 24 500 € par an. Elle est due chaque année et doit figurer dans votre Steuererklärung, qui doit être envoyée avant le 31 juillet de l’année suivante. Si vos revenus sont élevés, les versements peuvent être trimestriels.

Communiquer avec le Finanzamt et ouvrir un compte sur ELSTER

Pour communiquer avec le Finanzamt, il est fortement recommandé d’utiliser ELSTER, la plateforme officielle du gouvernement allemand. Ce logiciel contient tous les formulaires nécessaires pour faire votre déclaration d’impôts.

Pour garantir un maximum de sécurité, la procédure comporte plusieurs étapes :

Pour ouvrir un compte sur le site officiel ELSTER :

Cliquez sur « Benutzerkonto erstellen » sur la page d’accueil.

Choisissez votre méthode de connexion : en plus d’un mot de passe sécurisé, vous aurez besoin d’un autre élément d’identification pour vous connecter au portail. Il y a le choix entre plusieurs options, la plus simple étant le « Zertifikatsdatei ».

Précisez si vous vous inscrivez en tant que personne ou organisation.
Saisissez vos informations personnelles.
Vous devrez remplir les champs habituels tels que votre adresse e-mail, date de naissance, etc.
Confirmez votre adresse électronique, vous recevrez votre identifiant d’activation.
Cliquez sur le lien de confirmation dans l’e-mail, cela déclenchera l’envoi d’un second e-mail contenant un identifiant d’activation (vérifiez dans vos spams).
Vous recevrez votre code d’activation par courrier.

Ce code d’activation et l’identifiant d’activation permettent de générer votre certificat.

Il s’agit du fichier dont vous aurez besoin pour vous connecter au portail d’ELSTER. À cette étape, vous serez invitée à choisir un mot de passe.

Téléchargez votre certificat. Vous pouvez désormais naviguer sur le site.

Pour utiliser ELSTER, sauvegardez le fichier dans votre ordinateur – vous en aurez besoin –, ainsi que de votre nouveau mot de passe.

Bien qu’ELSTER soit recommandé, il est possible d’utiliser un logiciel de comptabilité connecté à ELSTER.

Pour plus d’informations sur la déclaration d’impôts (Steuererklärung), nous vous invitons à consulter le guide dédié.

Que puis-je déduire de ma déclaration d’impôts ?

En tant que freelance, pour s’en sortir financièrement, il est important de déduire tout ce qui est déductible. Un certain nombre de dépenses peuvent être prises en compte et il convient de conserver pendant 7 ans toutes les factures/reçus relatifs à :

la papeterie
le bureau et l’équipement du bureau, même si vous êtes en home-office
l’espace de coworking
les déplacements professionnels
les frais de comptabilité
la moitié de vos factures de téléphone
les frais de garde d’enfant
les déjeuners ou dîners professionnels
les cotisations à l’assurance maladie, à la retraite et autres assurances

Vous trouverez une liste plus détaillée des dépenses déductibles dans la partie consacrée à la comptabilité, un peu plus bas.

Compte bancaire : ai-je besoin d’un compte bancaire professionnel séparé ?

Le statut de freelance ou d’indépendante en Allemagne présente l’avantage d’une gestion simplifiée, et cela vaut aussi pour le compte bancaire. Il est possible d’utiliser son compte bancaire personnel pour les revenus et les dépenses liés à votre activité professionnelle, le risque étant toutefois d’utiliser ses fonds personnels pour maintenir à flot son activité professionnelle. Pour éviter les problèmes de trésorerie, notamment quand on paie la TVA, il est recommandé d’avoir deux comptes séparés.

Voici quelques conseils pour ouvrir un compte bancaire en Allemagne.

Comptabilité et factures

Quelle comptabilité pour les freelances en Allemagne ?

Les Gewerbetreibende qui atteignent 60 000 € de bénéfices ou 600 000 € de revenus deux années consécutives doivent passer d’une comptabilité simple (Einfache Buchführung : via une EÜR – Einkommen Überschuss Rechnung) à une comptabilité double (Doppelte Buchführung : Bilanzierung).

Les Freiberufler·innen bénéficient d’une comptabilité simple, quel que soit le niveau de leurs revenus et recettes.

Facturer en Allemagne

Veillez à ce que vos factures soient aussi professionnelles que possible. Pour être acceptées par le Finanzamt, votre client·e et votre conseiller·ère fiscal·e (Steuerberater·in), elles se doivent de comporter certains éléments.

Vous trouverez ici comment présenter une facture allemande et la liste des éléments qui doivent y figurer.

Bien tenir ses comptes

Pour mettre toutes les chances de son côté, il est indispensable de garder un œil sur ses revenus et ses dépenses. Une mauvaise comptabilité peut ruiner tous vos efforts.

Voici trois avantages à long terme :

Tôt ou tard, vous ferez l’objet d’un contrôle fiscal par le Finanzamt, qui est en droit de vous poser des questions sur n’importe quel sujet. Si vous avez tenu votre comptabilité, vous serez moins déstabilisée, surtout s’il vous interroge sur des entrées d’argent intervenues cinq ans plus tôt.
Chaque année, vous avez jusqu’au 31 mai pour remplir votre (Steuererklärung. Si vous êtes à jour, c’est une mission qui peut être accomplie en quelques heures, et non pas en plusieurs jours.
Toutes les petites dépenses déductibles que vous avez effectuées au cours de l’année peuvent considérablement alléger votre revenu imposable, et donc votre impôt. Pour les dépenses déductibles, il convient de classer et conserver chaque facture reçue, sur papier ou non.

Pour tenir votre comptabilité, un simple fichier Excel suffit si vous êtes rigoureuse. Voici un modèle Excel très utile, en particulier pour les Gewerbetreibende. La saisie se fait manuellement pour chaque poste, chaque mois.

Il existe aussi des applications gratuites (ou à un prix raisonnable) qui permettent d’enregistrer les entrées et sorties d’argent au cours de l’année, ce qui facilite le travail de votre Steuerberater·in si vous en avez un·e. Voici une courte liste :

Sorted
Accountable
Debitoor
Lexware
Lexoffice

Pour plus d’information, consultez l’article de Settle in Berlin sur les logiciels de comptabilité pour freelances en Allemagne.

Faire appel à un·e conseiller·ère fiscal·e (Steuerberater·in)

Un·e Steuerberater·in ne se contente pas de vous conseiller fiscalement, mais peut aussi aider les indépendantes dans les domaines suivants :

Comptabilité
Déclaration d’impôts annuelle (dont EÜR, TVA, taxe pour les Gewerbetreibende)
Mandat de représentation (communication directe avec le Finanzamt)
Conseils d’ordre juridique
Droit commercial

Travailler avec un·e Steuerberater·in a un coût, mais ça en vaut souvent la peine. Il y a fort à parier que les bénéfices/optimisations compenseront ses honoraires. Ceux-ci sont payés annuellement, en général après la déclaration d’impôts.

En principe, vous pouvez réduire les frais de comptabilité de votre Steuerberater·in si vous utilisez l’un des logiciels de comptabilité ci-dessus, dans la mesure où l’exportation des données représente beaucoup moins de travail que le traitement d’un fichier Excel. Si vous ne savez pas comment en trouver un·e, voici quelques informations pour trouver un·e Steuerberater·in anglophone à Berlin.

Autres ressources

Make it in Germany : il s’agit d’un site officiel, mis à jour par le gouvernement, destiné aux professionnel·les souhaitant s’installer en Allemagne. Il contient notamment des informations sur les créations d’entreprise.

Existenzgründung : autre excellent site gouvernemental qui donne de nombreux conseils pour devenir indépendante en Allemagne. Il s’adresse à tous les profils et est en partie disponible en anglais, sachant que la version allemande est plus complète.

Envoyer une relance aux client·es qui oublient de payer : quand on est indépendante, on tombe parfois sur de mauvais payeurs. Voici quelques conseils pour se faire payer (en anglais).

Travailler pour un·e ancien·ne employeur·euse ou pour un·e seul·e client·e : Scheinselbständigkeit

Cette pratique est illégale, elle peut être considérée comme de la fraude fiscale. Le terme allemand est Scheinselbständigkeit, qui peut se traduire par « fausse indépendance ». C’est souvent l’employeur·euse qui propose le statut de freelance pour économiser les charges salariales et payer moins d’impôts. Cette pratique demeure illégale, même si les deux parties sont d’accord sur le principe.

Au début de votre activité, le Finanzamt ne sera peut-être pas trop regardant, mais si vous ne travaillez que pour un·e seul·e client·e pendant quelque temps, vous éveillerez les soupçons. Le critère officiel pour la Scheinselbstständigkeit est : n’avoir qu’un·e seul·e client·e ou avoir un·e client·e qui représente les 5/6^e de votre revenu total.

FAQ – Travailler en freelance en Allemagne

Puis-je combiner un emploi salarié et une activité indépendante ?

Oui, c’est possible si votre activité indépendante ne représente pas plus de 18 heures. Vous continuez à être couverte par la caisse d’assurance maladie (Krankenkasse) payée à moitié par votre employeur·euse même si vous combinez les deux activités. Il est obligatoire d’obtenir l’autorisation de votre employeur·euse, de préférence par écrit.

Puis-je travailler en freelance si je suis étudiante ?

Oui, il est parfaitement légal d’avoir un job en tant qu’étudiante. Les mêmes règles s’appliquent. La question qui se pose concerne l’assurance maladie. Si vous êtes inscrite à l’université, vous avez droit à un tarif réduit. En fonction de vos revenus et du temps que vous consacrez à votre activité de micro-entrepreneuse, vous devrez peut-être payer pour votre assurance maladie (un montant beaucoup plus élevé). En règle générale, si vous travaillez moins de 20 heures par semaine, vous resterez affiliée à votre caisse d’assurance maladie (Krankenkasse) par le biais de votre statut d’étudiante (sauf si vous gagnez beaucoup).

Si on n’est pas ressortissante européenne et qu’on a besoin d’un visa de travail, peut-on opter pour le statut d’indépendante ?

Oui, c’est possible si vos services sont demandés dans la région où vous voulez exercer, si vous pouvez prouver que vous apportez quelque chose à l’économie allemande lorsque vous demandez votre visa. Il faut, en général, fournir des lettres de client·es allemand·es ayant l’intention de faire appel à vos services dans un futur proche.

Combien d’impôts sur le revenu vais-je payer en tant que freelance en Allemagne ?

L’impôt sur le revenu est un impôt progressif, de 0 % à 45 %. Chaque tranche de revenu est taxée. Quand on est indépendante, on paie l’impôt sur le revenu de façon échelonnée, tout au long de l’année, sur la base des revenus gagnés l’année précédente.

Sources : Existenzgründungsportal, Make-it-in-Germany.com, Finanzscout24, Wikipedia (Einzelunternehmen), Für-Gründer.de, Wikipedia (Freier Beruf), Gründerlexicon.de

Article écrit par Bastien Allibert et traduit par Raphaëlle Dedourge.

L’original, en langue anglaise, se trouve sur Settle in Berlin.

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